Đâu là các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử?

Bạn có biết rằng chỉ cần thiếu một vài thông tin quan trọng, hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có thể bị coi là không hợp lệ? Điều này không những gây thiệt hại về mặt tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Để tránh rủi ro và tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật, hãy cùng tìm hiểu về các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử cần có ngay trong bài viết dưới đây nhé.

Hiểu đúng về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được hiển thị dưới dạng dữ liệu số, do các tổ chức, cá nhân bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ tạo ra và ghi nhận thông tin giao dịch. Quá trình này được thực hiện thông qua phương tiện điện tử, tuân thủ các quy định về ký số, ký điện tử theo Nghị định hiện hành. Đáng chú ý, hóa đơn điện tử cũng bao gồm các trường hợp được tạo từ máy tính tiền có chức năng kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử sẽ có 2 loại là có mã hoặc không có mã từ cơ quan thuế. Cụ thể:

• Hóa đơn có mã là loại được cơ quan thuế cấp mã xác nhận trước khi gửi đến khách hàng.

• Hóa đơn không có mã được doanh nghiệp tự lập và gửi đi mà không qua cơ quan thuế, nhưng vẫn tuân thủ các quy định về quản lý thuế.

Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn thể hiện dưới hình thức dữ liệu số

Các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử gồm những nội dung gì?

Theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử cần có như sau:

• Tên, ký hiệu, và mã mẫu hóa đơn;

• Tên các liên hóa đơn;

• Số hóa đơn;

• Thông tin của người bán: tên, địa chỉ và mã số thuế;

• Thông tin của người mua: tên, địa chỉ và mã số thuế (nếu có);

• Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, giá trị trước thuế, thuế suất giá trị gia tăng (GTGT), tổng số tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán bao gồm thuế;

• Chữ ký của bên bán và bên mua;

• Ngày lập hóa đơn;

• Thời điểm thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử;

• Mã xác thực từ cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã;

• Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mãi (nếu có) và các thông tin liên quan khác;

• Tên và mã số thuế của đơn vị in hóa đơn trong trường hợp hóa đơn được cơ quan thuế đặt in;

• Chữ viết, số và đơn vị tiền tệ trên hóa đơn.

Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt được quy định tại khoản 14 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, không bắt buộc hóa đơn phải chứa tất cả các nội dung nêu trên.
Các chỉ tiêu không bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 10, Khoản 14, sẽ có một số trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải đầy đủ tất cả các nội dung thông thường như sau:

• Chữ ký điện tử của người mua không nhất thiết có trên hóa đơn điện tử.

• Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh có thể không yêu cầu chữ ký điện tử của người bán và người mua.

• Hóa đơn phát hành tại siêu thị, trung tâm thương mại đối với khách hàng là cá nhân kinh doanh không nhất thiết phải ghi đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.

• Với hóa đơn là tem, vé, thẻ, không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, thông tin về người mua, thuế suất, tiền thuế GTGT, trừ trường hợp do cơ quan thuế cấp mã. Nếu tem, vé, thẻ đã có mệnh giá, không cần có thêm các chỉ tiêu như đơn vị tính, số lượng, và đơn giá.

• Chứng từ điện tử của ngành hàng không xuất qua các nền tảng thương mại điện tử hoặc website cho khách hàng cá nhân không kinh doanh không bắt buộc phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, thuế suất GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua, hoặc chữ ký số của người bán.

• Trong hoạt động xây dựng, lắp đặt, hoặc xây nhà để bán theo tiến độ hợp đồng, hóa đơn không cần có các tiêu chí về đơn vị tính, số lượng, hay đơn giá.

• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: chỉ cần thể hiện tên người mua là đối tượng nhận hàng, địa chỉ là kho nhận hàng, và không cần thể hiện tiền thuế, thuế suất, hoặc tổng tiền thanh toán.

• Hóa đơn cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không không yêu cầu các tiêu chí như ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, thông tin người mua, hoặc chữ ký số của người mua.

• Hóa đơn của doanh nghiệp vận chuyển hàng không phát hành cho đại lý dựa trên báo cáo đối chiếu không bắt buộc có đơn giá.

• Hóa đơn trong hoạt động của doanh nghiệp quốc phòng, an ninh không nhất thiết phải có các thông tin như đơn vị tính, số lượng, và đơn giá.